التفويض الفعال

التفويض الفعال

:heart: :heart: :heart: :heart: :heart: :heart:

مفهوم التفويض: هو تحقيق النتائج عن طريق تفويض الصلاحيات و السلطات للآخرين و تحفيزهم

لتنفيذ الإعمال التي هي من صحيح مسئولياتك بالمستوى المطلوب

:queen:

إن التفويض هو طريقك إلى النجاح ففي إدارة وقتك .... يمكنك أن تنجز العديد من الأعمال فى وقت واحد إذا استطعت استخدام التفويض الفعال .... عليك أن تتعلم فن التفويض للآخرين ... إذا كنت مديراً ... فوض دائماً بعض مهامك إلى مرؤوسيك ، وإذا لم تكن مديراً ...ابحث دائماً عن شخص آخر ليحمل عنك بعض مهامك ... فليكن هذا الشخص زميلاً ،مساعدك ، زوجتك احد أبنائك ... أو أيا ممن حولك .



كى تتعرف على التفويض بشكل جيد ....... اتبع هذه الإرشادات :

1- لماذا التفويض؟

:scratch: هناك عدة فوائد تنتج من التفويض الفعال:


v يسمح لك بوقت اكبر للتفكير والتخطيط.

v يساعدك على إنجاز المهام الأكثر أهمية.

v يخلصك من المهام الروتينية.

v يمكنك من الاستفادة بخبرات الآخرين ومهاراتهم.

v يشجع الآخرين على استخدام مهاراتهم واخذ المبادرة .

v يقلل من الوقت اللازم لصنع القرار.

v ينمى مهارات الآخرين ويزيد من كفاءاتهم .

v يمكنك من إنجاز المهام بشكل متوازى .



2-

إذاً ... لماذا لا نفوض

؟!


:?: :?: :?: :?: :?: :?: :?: :?: :?:


هناك أسباب كثيرة لعدم التفويض منها :

v عدم الثقة بالآخرين : يدفع الخوف من الخطأ والنتائج الغير مرضية إلى أن نقوم نحن بكل المهام ...

v كره المخاطرة : يتضمن التفويض اخذ بعض المخاطر فى الحسبان إذا ربما يحدث خطأ ما ... ولذلك يهرب بعض من يكرهون المخاطرة من التفويض .

v الخوف من الظهور بمظهر الكسول : حيث يمكن أن يفهم الأخرون عملية التفويض على إنها الهروب من العمل .

v تغلب العادة السيئة والقدوة السيئة : فأغلب الناس لم يتعود على التفويض ولم ير أمامه قدوة حسنة فى هذا المجال .

v حب الاستحواذ و التملك و السيطرة



3- ثم ... ما الذى ينبغي تفويضه؟





إذا قمت بتوزيع مهامك ونشاطاتك على الاولويات الثلاثة أ، ب، جـ .... فان ذلك سيسهل عليك كثيراً اختيار المهام التى يمكن أن تفوضها .

يمكن قياس الأمور بمقياسين :

( 1 ) مقياس الأهمية .

( 2 ) مقياس الاستعجال .

وبناء عليه تنقسم المهام إلى

أربعة أقسام :

* أمور هامة وعاجلة ..... مثل الأزمات الطارئة والمهام التى اقترب موعدها .
وهذه تأخذ الأولوية ( أ ) ولا يمكن تفويضها .



* أمور هامة وغير عاجلة ..... مثل إعداد الخطط – التدريب – النشاطات الرئيسية –وهذه تأخذ الأولوية ( أ ) أو الأولوية ( ب ) .
ويمكن تفويض أجزاء منها .



* أمور غير هامة عاجلة ..... مثل المكالمات التليفونية – الزيارات .... الخ .
وهذه تأخذ الأولوية ( ب ) أو ( جـ ) ... ومن الأفضل تفويضها .



* أمور غير هامة وغير عاجلة .... وهذه تأخذ الأولوية (جـ ) ، هذه الأمور يجب تفويضها ومن أمثلتها :

الأمور الروتينية – الأشياء المتكررة – القرارات البسيطة ... الخ .





أنت حين تفوض إنما تفوض السلطة .. ولكن .... تبقى دائماً أنت المسئول عن أنجاز المهمة . أنت الذي تتحمل النتيجة .... إنها ما تزال مسئوليتك

تذكر أيضا

إن المسئولية لا تفوض














يجب أن تتأكد أن الشخص الذي تفوضه بمهمة ما يملك أمرين فى غاية الأهمية:

الأول : القدرة والمهارة المناسبة للقيام بالمهمة المفوضة إليه .

والثاني : الرغبة والحماسة الكافية لتدفعه إلى إنجاز المهمة على أكمل وجه ممكن .

الكفاءة = القدرة X الرغبة















v اجلس مع من تريد تفويضه... اشرح له المهمة جيداً ... تأكد انه يفهم الهدف من المهمة ، وكيف يمكن إنجازها .

v خذ منه التزاماً بأنه سوف ينتهي من المهمة المفوضة بأفضل كفاءة ممكنة وفى الموعد المحدد.

v تناقش معه حول ما يمكن أن يواجه من صعوبات وتوصل معه إلى مقترحات لمواجهة المشكلات .

v ابق على اتصال دائم معه .... يجب أن يكون فى امكانه التحدث إليك عند حدوث أى مشكلة طارئة .

v يمكنك أن تعده بمكافأة عند إنجاز مهمته ... حفزه دائماً للنجاح .







:) :) :) :) :) :) :) :)

v يجب أن تسلح من فوضته بسلطة تمكنه من أداء مهمته المفوضة إليه... سلطة اتخاذ القرار ى حدود مهمته .. سلطة طلب المساعدة من الآخرين سلطة الحصول على المعلومات المطلوبة ... أو أى أنواع أخرى من السلطة .



v يجب أن تكون السلطة مكافئة لحجم المهمة المفوضة .



v يجب متابعه من فوضته للتأكد بين الحين والأخر من مدى التقدم الحاصل.



v يجب أن تكون هناك عندما توجد مشكلة .... اتخذ الإجراءات التصحيحية الضرورية ... ثم اترك الأمر يسير كما كان ....



يجب أن تعترف بالنجاح فى المهمة المفوضة ....وان تكافئ من فوضته على نجاحه .. إن ذلك سيسهل عليك تفويضه ثانية :flower: :flower: :flower:[b]